KWEETET / PRAKTISCHE KENNIS

Toegankelijk werken
met Word

Een goed document begint bij de bron.

Een brief, rapport of handleiding moet voor iedereen bruikbaar zijn. Met een logische structuur en bewuste keuzes in Word leg je daarvoor de basis.

Werk toegankelijk vanaf de eerste alinea. Dat voorkomt veel herstelwerk achteraf.

Checklist voor je werk

Vink af wat je hebt gecontroleerd. Je keuzes blijven alleen zichtbaar zolang deze pagina geopend is. Deze korte lijst is geen volledige toets.

Controlepunten

Koppen en structuur

Een document moet ook te begrijpen zijn wanneer iemand alleen de koppen doorloopt.

Zo pak je het aan

  • Gebruik de ingebouwde kopstijlen voor hoofdstukken en paragrafen.
  • Laat kopniveaus de inhoudelijke hiërarchie volgen.
  • Controleer de opbouw via het navigatievenster.

Vet is nog geen kop

“Aanpak” boven een nieuw hoofdstuk krijgt een kopstijl. Een belangrijk woord binnen een zin mag vet zijn zonder een kop te worden.

Lijsten en witruimte

De structuur hoort in het document zelf te zitten, niet alleen in de zichtbare opmaak.

Zo pak je het aan

  • Gebruik de functies voor opsomming en nummering.
  • Regel witruimte met alinea-afstand, niet met lege regels.
  • Gebruik een pagina-einde voor een nieuwe pagina.

Maak de volgorde duidelijk

Een stappenplan krijgt een genummerde lijst. Een verzameling benodigdheden kan een opsomming zijn.

Afbeeldingen en alt-tekst

Beschrijf wat de lezer aan een afbeelding moet hebben.

Zo pak je het aan

  • Geef informatieve beelden een passend tekstalternatief.
  • Markeer een puur decoratieve afbeelding als decoratief.
  • Beschrijf complexe gegevens ook in de gewone tekst of een tabel.

Beschrijf de boodschap

Bij een grafiek gaat het om de trend en relevante waarden. “Een blauwe grafiek” vertelt de lezer daar niets over. Controleer automatisch gemaakte alt-teksten altijd zelf.

Tabellen voor gegevens

Een tabel laat verbanden zien tussen gegevens. Houd die verbanden eenvoudig te volgen.

Zo pak je het aan

  • Gebruik tabellen voor gegevens, niet om een hele pagina op te maken.
  • Gebruik herkenbare kolomkoppen en stel de koprij in.
  • Vermijd onnodig samengevoegde cellen en tabellen binnen tabellen.

Een betekenisvolle cel

Laat de lezer niet raden wat een lege cel betekent. Schrijf bijvoorbeeld “Niet van toepassing” als dat de juiste betekenis is.

Kleur en leesbaarheid

Zorg dat de boodschap overeind blijft wanneer kleur wegvalt of tekst wordt vergroot.

Zo pak je het aan

  • Kies goed leesbare tekst en voldoende contrast.
  • Gebruik kleur nooit als enige aanwijzing.
  • Zorg voor rust met consistente opmaak en duidelijke alinea’s.

Kleur én een label

Schrijf “Afgerond” in de statuskolom. Alleen een groene cel vertelt niet iedere lezer wat de status is.

Taal en documentgegevens

Ook informatie achter de schermen helpt bij het herkennen en voorlezen van een document.

Zo pak je het aan

  • Stel de juiste taal in en controleer anderstalige passages.
  • Geef het document een betekenisvolle titel in de documenteigenschappen.
  • Gebruik een herkenbare bestandsnaam.

Herkenbaar voor de ontvanger

“Handleiding aanvragen reisvergoeding” is bruikbaarder dan “Document1” of “Definitief_v7_nieuw”.

Indeling en leesvolgorde

Wat visueel naast elkaar staat, wordt niet altijd in de bedoelde volgorde voorgelezen.

Zo pak je het aan

  • Houd de opbouw eenvoudig en plaats afbeeldingen waar mogelijk in de tekstregel.
  • Wees terughoudend met losse tekstvakken en zwevende objecten.
  • Zet essentiële informatie ook in de hoofdtekst, niet uitsluitend in kop- of voetteksten.

Controleer het verband

Een uitleg hoort bij de afbeelding of tabel die wordt besproken. Kijk of dat verband ook zonder de visuele positie begrijpelijk is.

CONTROLEER TIJDENS HET WERKEN

Gebruik de toegankelijkheidscontrole.

Ga in Word naar Controleren → Toegankelijkheid controleren. Bekijk de meldingen en de toelichting, pas het document aan en controleer opnieuw. De plaats en benaming van functies kunnen per versie verschillen.

Geen meldingen betekent niet automatisch dat je document volledig toegankelijk is. Beoordeel zelf ook de logica van de koppen, de kwaliteit van alt-teksten, de betekenis van links en de leesvolgorde.

Meer uitleg: Microsoft over de toegankelijkheidscontrole.

VAN BRON NAAR PUBLICATIE

Exporteer bewust naar PDF.

  1. Controleer eerst het Word-document en herstel de gevonden problemen.
  2. Gebruik de PDF-export of “Opslaan als PDF”, zodat de documentstructuur kan worden meegenomen. Vermijd een afdrukroute naar PDF die deze structuur verliest.
  3. Controleer de exportinstellingen. In Word voor Windows gaat het onder meer om documentstructuurtags voor toegankelijkheid. Op de Mac is er een optie voor elektronische distributie en toegankelijkheid.
  4. Controleer ook de gemaakte PDF: tags, koppen, leesvolgorde, afbeeldingen, tabellen en links.

Een goed Word-bestand is een sterke basis, maar geen garantie dat iedere export goed uitpakt. Ook PDF/A is op zichzelf geen bewijs van toegankelijkheid.

Microsoft: toegankelijke PDF’s maken (Engelstalig).

Hulp bij PDF-onderzoek en herstel

DE LAATSTE CONTROLE

Loop dit na vóór je deelt.

  • De koppen vertellen samen een logisch verhaal.
  • Afbeeldingen hebben een passende beschrijving of zijn terecht decoratief.
  • Tabellen, lijsten en links zijn begrijpelijk.
  • De informatie is ook zonder kleur te begrijpen.
  • Taal, titel en bestandsnaam kloppen.
  • De toegankelijkheidscontrole én inhoudelijke controles zijn uitgevoerd.
  • Een eventuele PDF-export is afzonderlijk gecontroleerd.

Gebruik je vaak hetzelfde documenttype? Leg een goede basis vast in een toegankelijk Word-sjabloon. Ook bij een goed sjabloon blijft controle van de ingevulde inhoud nodig.

Verder lezen

MAAK EEN GOEDE START

Een document
dat werkt.

Wil je hulp bij een Word-document, een sjabloon of je werkwijze? Ik denk met je mee.

Mail Marco